Hochbauplan GmbH
Moderne IT für verlässliche Bauleitung und reibungslose Zusammenarbeit
Die Hochbauplan GmbH aus Zürich begleitet Bauprojekte mit klarer Planung, zuverlässiger Koordination und persönlicher Verantwortung. Damit diese Arbeitsweise auch digital unterstützt wird, sollte die bestehende IT-Umgebung vereinfacht und auf eine professionelle Business-Basis gestellt werden.
- Kunde
- Hochbauplan GmbH
- Branche
- Baumanagement
- Projektumfang
- 5 Lösungsbausteine · 10 Resultate
Die Ausgangslage war typisch für viele kleine Unternehmen: Die IT war über die Zeit gewachsen, funktionierte im Alltag grundsätzlich, war aber nicht mehr sauber strukturiert. Telefonie, E-Mail, Kalender, Dateiablage und Backup waren nicht durchgängig aufeinander abgestimmt.
imatics übernahm die Umsetzung pragmatisch und ohne unnötige Komplexität. Das Ziel war eine Lösung, die sofort im Alltag hilft: bessere Erreichbarkeit, weniger Medienbrüche, klare Datenablage und mehr Sicherheit für geschäftskritische Informationen.
Die Ausgangslage.
Vor dem Projekt arbeitete Hochbauplan mit klassischen VoIP-Accounts, IMAP-Postfächern sowie einer Mischung aus privaten und geschäftlichen Microsoft-365-Konten. Die Dateiablage basierte auf Microsoft-365-Abos unterschiedlicher Tenants und war damit nicht ideal für eine professionelle Firmenumgebung geeignet.
Dadurch entstanden mehrere Einschränkungen:
- 01Keine Teams Telefonie mit zentraler Business-Erreichbarkeit
- 02Keine saubere Weiterleitung, Stellvertretung oder Zeitsteuerung bei Anrufen
- 03Keine gemeinsamen Kalender durch die bisherige IMAP-Mailumgebung
- 04Mischung aus verschiedenen Microsoft-365-Konten
- 05Dateiablage ohne klare Business-Struktur
- 06Kein vollständiges Backup der Microsoft-365-Daten
- 07Keine Exit-Strategie für Mails, SharePoint- und OneDrive-Daten
Für ein Team mit drei Mitarbeitenden war entscheidend, dass die neue Lösung einfach bleibt, aber die wichtigsten geschäftlichen Anforderungen zuverlässig abdeckt.
Die Umsetzung.
imatics überführte die bestehende Umgebung in eine saubere Microsoft-365-Business-Struktur und ergänzte sie mit Telefonie, Backup und DNS Hosting aus einer Hand.
Teams Telefonie mit Direct Routing
Die klassische VoIP-Telefonie wurde durch Microsoft Teams Telefonie mit Direct Routing ersetzt. Damit ist Hochbauplan heute über Business-Nummern einheitlich erreichbar – im Büro, unterwegs oder remote.
Zusätzlich wurden Call Queues mit Zeitsteuerung umgesetzt. Anrufe können intern weitergeleitet, übernommen oder bei Abwesenheiten und Ferien sauber verteilt werden. Ausserhalb der Geschäftszeiten greift eine definierte Zeitsteuerung.
Exchange Online statt IMAP
Die bestehenden fünf IMAP-Postfächer wurden nach Exchange Online migriert. Dadurch stehen heute gemeinsame Kalender, eine moderne Postfachverwaltung und eine bessere Integration mit Outlook, Teams und mobilen Geräten zur Verfügung.
Gleichzeitig wurde die bisherige Mischung aus privaten und geschäftlichen Konten bereinigt.
SharePoint und OneDrive for Business
Die bestehende Dateiablage wurde in SharePoint und OneDrive for Business überführt. Damit arbeitet Hochbauplan heute mit einer klareren Firmenablage, besserer Zusammenarbeit und einer sauberen Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Daten.
On-Site Backup mit Exit-Readiness
Vor dem Projekt bestand kein vollständiges Backup der Microsoft-365-Daten. imatics führte deshalb ein On-Site Backup für Mails, SharePoint und OneDrive ein.
Besonders wichtig war dabei die Exit-Readiness: Geschäftsdaten sollen auch ausserhalb einer aktiven Microsoft-365-Abhängigkeit verfügbar und lesbar bleiben.
DNS Hosting
Zusätzlich wurde das DNS Hosting übernommen und in die neue Betriebsstruktur integriert. Dadurch sind auch Domain, Mailrouting und technische Basis zentral betreut.
Was am Ende zählt.
10 konkrete Verbesserungen für einen einfacheren, sichereren Arbeitsalltag.
- 3 Mitarbeitende auf eine einheitliche Business-IT überführt
- 5 IMAP-Postfächer erfolgreich nach Exchange Online migriert
- Teams Telefonie mit Direct Routing eingeführt
- Call Queues mit Zeitsteuerung umgesetzt
- Gemeinsame Kalender ermöglicht
- Dateiablage nach SharePoint und OneDrive for Business überführt
- On-Site Backup für Microsoft-365-Daten eingeführt
- Exit-Readiness für Mails, SharePoint und OneDrive geschaffen
- Lizenzsituation bereinigt und Kosten reduziert
- Medienbrüche im Arbeitsalltag reduziert
Das Ergebnis.
Mit imatics hat Hochbauplan die eigene IT von einer gewachsenen Struktur in eine klare, professionelle Business-Umgebung überführt. Die Lösung bleibt bewusst schlank, bringt aber genau dort mehr Struktur, Sicherheit und Effizienz, wo sie im Alltag gebraucht wird.
IT einfach gemacht – passend für kleine Unternehmen, die keine komplizierten Konzepte brauchen, sondern verlässliche Umsetzung.