Homeoffice- und Mobile-Work-IT-Richtlinie
Diese Vorlage muss an Organisation, Systeme, Arbeitsverhältnisse und geltende Vorgaben angepasst und vor der Freigabe fachlich geprüft werden.
Zweck und Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt den sicheren Umgang mit Geräten, Anwendungen und Informationen beim Arbeiten ausserhalb der regulären Geschäftsräume.
- Sie gilt für alle Mitarbeitenden und externen Personen, die im Auftrag von [Unternehmensname] mobil oder im Homeoffice arbeiten.
- Interne Weisungen, arbeitsvertragliche Regelungen und gesetzliche Vorgaben bleiben ergänzend anwendbar.
Geräte und Zugänge
Geschäftliche Geräte und Konten sind persönliche Arbeitsmittel. Sie müssen so genutzt werden, dass keine unberechtigte Person Zugriff erhält.
- Firmengeräte, Konten und Authentisierungsmittel dürfen nicht mit Familienangehörigen oder Dritten geteilt werden.
- Geräte sind beim Verlassen des Arbeitsplatzes zu sperren und bei Nichtgebrauch sicher aufzubewahren.
- Installationen, lokale Administratorrechte und der Anschluss privater Speichermedien sind nur gemäss interner Freigabe zulässig.
Netzwerk und Verbindung
Der Zugriff auf Geschäftsdaten erfolgt ausschliesslich über angemessen geschützte Verbindungen und freigegebene Zugangswege.
- Das private WLAN muss mit WPA2 oder WPA3 und einem individuellen, sicheren Passwort geschützt sein.
- Öffentliche oder ungeschützte Netzwerke dürfen für Geschäftsdaten nur mit einer freigegebenen, aktiven VPN-Verbindung verwendet werden.
- Unbekannte USB-Ladeanschlüsse, Netzwerkgeräte oder Hotspots sind zu vermeiden.
Daten und Cloud-Dienste
Geschäftsinformationen bleiben in den von [Unternehmensname] freigegebenen Systemen und werden nicht in private Dienste verschoben.
- Geschäftsdaten dürfen nicht auf privaten USB-Sticks, privaten Computern oder privaten Cloud-Speichern abgelegt werden.
- Für Speicherung und Zusammenarbeit sind ausschliesslich die freigegebenen Firmenplattformen zu verwenden.
- Vertrauliche Informationen dürfen nur mit berechtigten Personen und über freigegebene Kommunikationskanäle geteilt werden.
Arbeitsumgebung und Vertraulichkeit
Auch ausserhalb des Büros muss verhindert werden, dass Gespräche, Bildschirminhalte oder Unterlagen unbeabsichtigt offengelegt werden.
- Bildschirme sind so auszurichten, dass Dritte keine vertraulichen Inhalte mitlesen können.
- Vertrauliche Telefonate und Videokonferenzen sind in einer geeigneten Umgebung zu führen; Kopfhörer sind bei Bedarf zu verwenden.
- Papierunterlagen müssen sicher aufbewahrt und über den vorgesehenen Weg vernichtet werden.
Updates und Schutzmassnahmen
Die von der IT eingerichteten Sicherheitsfunktionen müssen aktiv bleiben und dürfen nicht umgangen oder deaktiviert werden.
- Betriebssystem-, Anwendungs- und Sicherheitsupdates sind zeitnah zu installieren beziehungsweise durch die zentrale Verwaltung zuzulassen.
- Mehrfaktor-Authentisierung ist für die vorgesehenen Dienste zu verwenden.
- Warnmeldungen der Schutzsoftware und ungewöhnliches Geräteverhalten sind ernst zu nehmen und nicht eigenständig zu umgehen.
Verlust und Sicherheitsvorfälle
Frühes Melden begrenzt mögliche Schäden. Im Zweifel gilt: nicht weiterprobieren, sondern den vorgesehenen Meldeweg nutzen.
- Verlust oder Diebstahl eines Geräts ist unverzüglich an [IT-Support / Telefonnummer] und die zuständige Führungskraft zu melden.
- Phishing-Verdacht, unerwartete Anmeldebestätigungen oder auffällige Systemmeldungen sind sofort an [IT-Support / Telefonnummer] weiterzugeben.
- Bei Verdacht auf Schadsoftware ist das Gerät vom Netzwerk zu trennen. Es darf nicht ausgeschaltet oder selbstständig bereinigt werden, sofern die IT nichts anderes anweist.
Verantwortung und Bestätigung
Mitarbeitende halten diese Richtlinie ein, melden Unsicherheiten frühzeitig und unterstützen die Aufklärung von Vorfällen.
- Ausnahmen müssen vorab durch die dafür zuständige Stelle genehmigt und nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Verstösse oder technische Einschränkungen sind der Führungskraft und der IT transparent zu melden.
- Die Richtlinie wird regelmässig überprüft und bei organisatorischen, technischen oder rechtlichen Änderungen aktualisiert.